Unterstützung kleiner und mittlerer Unternehmen aus Nordostniedersachsen bei der Entwicklung ihrer Onboarding-Prozesse - Projekt aus der „Unterstützung Regionaler Fachkräftebündnisse“

Projekttitel: Onboarding für Nordostniedersachsen

Förderrichtlinie: „Unterstützung Regionaler Fachkräftebündnisse 2021-2027“

Kurzzusammenfassung des Projekts: Innerhalb dieses 2-Jahres-Projekts wurden 6 kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) verschiedener Branchen praxisnah und nachhaltig dabei begleitet, strukturierte Onboarding-Prozesse zu definieren, (digital) umzusetzen (ein digitales Tool wird kostenfrei zur Verfügung gestellt), zu erproben und zu optimieren. Dafür wurden digitale Workshops mit wissenschaftlichem Input und praxisnahen Übungen durchgeführt und durch regelmäßige Netzwerktreffen zum Nachhalten der unternehmensindividuellen Ziele und für unternehmensübergreifenden Austausch ergänzt. Individuelle Begleitungsgespräche sowie bedarfsgerechte Maßnahmen zur Evaluation wurden genutzt. Relevante Auszüge des wissenschaftlichen Inputs, der Evaluationsergebnisse und der durch die Unternehmen gesammelten Erkenntnisse werden für übergreifende Leitfäden und Blueprints für (digitales) Onboarding aufbereitet und nach Projektabschluss kostenfrei für Interessierte zur Verfügung gestellt.

Ausgangslage:

Der Fachkräftemangel stellt eine der größten Herausforderungen der deutschen Wirtschaft dar, wobei die ländlich geprägte Region Nordostniedersachsens davon besonders stark betroffen ist. Die negativen Auswirkungen dieser Situation zeigen sich anschaulich im Alltag der Unternehmen in Nordostniedersachsen bei den Themen Fachkräftegewinnung und -bindung: Die Vakanzzeiten bis zur Besetzung einer Fachkraftstelle im Raum Nordostniedersachsen sind in allen Landkreisen erhöht. Hierbei gibt es zwar besonders betroffene Bereiche, insge samt jedoch ist eine weite Streuung über verschiedene Branchen zu beobachten. Die sich immer mehr verschärfende Fachkräftesituation macht die Bindung von neu gewonnenen Mitarbeitenden dadurch immer wichtiger. Zudem klagen Unternehmen über Kündigungen bereits vor dem ersten Arbeitstag und über hohe Anfangsfluktuation (z. B. Kündigungen im ersten Beschäftigungsjahr). Diese Tatsache, kombiniert mit steigenden Rekrutierungskosten und dem Fachkräftemangel, macht die erfolgreiche Einarbeitung und Bindung neuer Mitarbeitender zu einer fundamentalen Unternehmensaufgabe.

Der Begriff „Onboarding“ umfasst alle Schritte und Maßnahmen ab der Personalentscheidung, die neue Mitarbeitende erfolgreich in die Organisation integrieren und damit Probleme wie Anfangsfluktuation wirksam reduzieren. Dazu gehört nicht nur, dass sogenannte Onboardees (d. h. die neu eingestellten Mitarbeitenden) für die direkte Arbeitstätigkeit instruiert werden, sondern auch, dass sie erfolgreich soziokulturell integriert werden und ihre eigene Rolle im Unternehmen finden. Für Unternehmen hat es dementsprechend auf mehreren Ebenen wirtschaftliche Vorteile, über ein erfolgreiches Onboarding zu verfügen: Etablierte und erfolgreiche Prozesse können neue Mitarbeitende schnell befähigen, eine gute Arbeit zu leisten und sie in die Lage versetzen, die Anforderungen des Unternehmens kennenzulernen.

Onboarding von Mitarbeitenden ist eine gesamtorganisationale Aufgabe mit vielen Prozessbeteiligten, was es zu einem ressourcen- und planungsintensiven Prozess macht, in den viele Personen/Aspekte integriert werden müssen und der anfällig für Missverständnisse und Verantwortungsdiffusion ist. Um dieser Komplexitätslage Herr zu werden, haben sich formelle Einstiegsprogramme oder andere institutionalisierte Taktiken gut etabliert und ihren positiven Einfluss bspw. auf die Arbeitszufriedenheit und das Commitment der Mitarbeitenden nachgewiesen. Leider leisten sich insbesondere Großunternehmen solche Onboarding-Prozesse, weshalb kleinere und mittelständische Unternehmen oftmals nicht von den oben genannten Vorteilen profitieren können. Zudem kann die Digitalisierung dabei insbesondere in den ländlichen Regionen helfen, räumliche Distanzen zu überbrücken und innovativere Arbeits- und Arbeitszeitmodelle zu verwirklichen. Viele Betriebe haben jedoch Schwierigkeiten, das Thema Digitalisierung, auch beim Thema Onboarding, systematisch anzugehen.

Aktivitäten/Vorgehen:

In jedem der teilnehmenden Unternehmen wurde ein eigenes Onboarding-Projekt aufgesetzt und durch verschiedene Workshops bei der Entwicklung eines eigenen Onboarding-Prozesses begleitet. Dieser Prozess konnte entweder für spezifische unternehmensinterne Zielgruppen oder für das gesamte Unternehmen aufgesetzt und definiert werden. Neben Workshops sollten auch gezielte Netzwerktreffen zwischen den Modellunternehmen den Austausch und damit die Qualität der entstehenden Onboarding-Prozesse erhöhen. Indem die Modellunternehmen bei Netzwerktreffen die eigenen Fortschritte bei der Erstellung ihrer Onboarding-Prozesse vorstellten, wurde zum einen sichergestellt, dass ein regelmäßiger Projektfortschritt erreicht wird und das Thema in den Unternehmen nicht „vernachlässigt“ werden konnte. Zum anderen profitierten die teilnehmenden Unternehmen von Erkenntnissen und Fortschritten der anderen und konnten Ideen auf die eigene Organisationsstruktur anpassen und übertragen.

Die schlussendlich entstandenen Prozesse werden in Inhalten und Abläufen als übertragbare „Blue Prints“ und „Best Practices“ für vergleichbare Unternehmen aufbereitet und zur Verfügung gestellt, sodass diese von den umfassenden Vorarbeiten profitieren können und nur noch individuelle Anpassungen vornehmen müssen. Bei Bedarf wurde ein bestehendes digitales Onboarding-Tool für die Modellunternehmen aufgesetzt und kostenfrei zur Verfügung gestellt, in benötigtem Maße adaptiert und im Anschluss mit den entwickelten Onboarding-Prozessen gespeist. Eine Evaluation sicherte die Erkenntnisse für andere Unternehmen, und die geplante Kommunikationsstrategie stellt eine optimale Verbreitung der Projektergebnisse sicher.

Wichtige Erkenntnisse:

Strukturierte und gelungene Onboarding-Prozesse zu entwickeln ist eine gesamtorganisationale Aufgabe. Es bedarf der Mitwirkung und Sensibilisierung aller beteiligten Akteure sowie der Einräumung von zeitlichen Ressourcen durch die Geschäftsleitung. Eine klare Kommunikation und das gemeinsame Engagement aller Beteiligten sind entscheidend für den Erfolg des Onboarding-Prozesses. Alle müssen bereit sein, ihren Beitrag zu leisten. Eine gründliche Bestandsaufnahme und die Erstellung einer klaren Struktur zu Beginn des Projekts wurden als notwendig erachtet. Es wurde erkannt, dass ein größeres Team von Anfang an hätte involviert werden sollen, um die Meinungen und Bedürfnisse aller Abteilungen zu berücksichtigen. Die Sensibilisierung der Abteilungsleitung für die Notwendigkeit und den Mehrwert des Onboarding-Prozesses war ein wichtiger Aspekt. Es war wichtig, dass sie versteht, wie der Prozess die Integration neuer Mitarbeiter erleichtert und langfristig Arbeitszeit einspart. Ablaufpläne mit Zuständigkeiten geben allen Beteiligten Sicherheit und Struktur. Digitale Umsetzung ist hilfreich, auch schon im „Kleinen“. In der Produktion ist die digitale Teilhabe jedoch noch immer schwierig. Regelmäßige Feedback-Gespräche und die Anpassung des Prozesses basierend auf den Rückmeldungen der neuen Mitarbeiter/innen und Auszubildenden waren von großem Nutzen. Dies half, den Prozess kontinuierlich zu verbessern und an die spezifischen Bedürfnisse anzupassen, damit alle Bereiche eingebunden werden können. Häufig gibt es keine one-size-fits-all-Lösung für verschiedene Bereiche. Feedback und die Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung spielen eine wichtige Rolle. Es gibt immer Raum für Verbesserungen, die ernst genommen und umgesetzt werden sollten.

Fakten zum Projekt:

Wer fördert das Projekt?	Europäischer Sozialfonds ESF+ und das Land Niedersachsen
Ggf. Regionales Fachkräftebündnis/ regionaler Fokus:	Fachkräftebündnis Allianz für Fachkräfte Nordostniedersachsen
Zielgruppe:	Vom Fachkräftemangel betroffene Organisationen/Arbeitgeber; im Speziellen: KMU ohne standardisierte (und digitale) Onboarding-Prozesse in Nordostniedersachsen
Branchenfokus:	branchenübergreifend
Projektträger/in: Ggf. Kooperationspartner/innen, beteiligte Akteure/innen:	4 A-SIDE GmbHhttps://kauffeld-lorenzo.de/2022/08/22/onboardingnon-2/
Projektlaufzeit: Ggf. verstetigt seit:	01.07.2022 – 30.06.2024
Ansprechpartner/in im Projekt:	Dr. Lisa Thiele info@4a-side.com
Mehr Informationen unter:	https://kauffeld-lorenzo.de/2022/08/22/onboardingnon-2/

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Stand: 28.11.2024