Nds. Ministerium für Soziales, Gesundheit und Gleichstellung klar

Stellenausschreibung

Die Gemeinsame Zentrale Adoptionsstelle (GZA) der im Amt für Familie der Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration (BASFI) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine


Sachbearbeitung für erweiterte Aufgaben in der Geschäftsstelle der GZA
(A 8 HmbBesG bzw. EGr. 8 TV-L).


Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle ohne Führungsfunktion. Teilzeittätigkeit ist unter Berücksichtigung betrieblicher Belange grundsätzlich möglich. Eine Teilzeittätigkeit setzt allerdings eine hohe zeitliche Flexibilität voraus, mit der Notwendigkeit auch situationsgebunden die Arbeitszeit kurzfristig


Wir über uns:
Die Gemeinsame Zentrale Adoptionsstelle (GZA) ist eine überregionale Einrichtung der vier norddeutschen Bundesländer Bremen, Hamburg, Niedersachsen und Schleswig-Holstein mit Sitz in Hamburg. Für diese Bundesländer nimmt sie Aufgaben im Adoptionsbereich wahr. So konzipiert und organisiert sie u. a. Fortbildungsveranstaltungen, informiert und berät Auskunftssuchende und arbeitet mit einer Vielzahl von Fachleuten im In- und Ausland zusammen. Im Einzelfall vermittelt sie auch Kinder aus dem Ausland in Adoption. Die Finanzierung der GZA erfolgt durch die vier o. g. Bundesländer, die in einem Kuratorium vertreten sind, dem die GZA gegenüber Rechenschaft ablegt.

Es erwartet Sie ein kleines, engagiertes Team von spezialisierten Fachkräften.


Ihr Aufgabenfeld:
Die Geschäftsstelle unterstützt die Fachkräfte bei allen Verwaltungsaufgaben. Zu besetzen ist eine der beiden Stellen in der Geschäftsstelle der GZA. Zu den wesentlichen Aufgaben dieser Position zählen insbesondere die Betreuung des GZA-eigenen Haushaltes, die Beschaffungen für die Dienstelle, das Rechnungswesen, die Akten- und Statistikführung und die Besetzung des Geschäftsstellentelefons.

Im Einzelnen handelt es sich um folgende Aufgaben:

  • Haushaltsbewirtschaftung und -betreuung:
    - Anforderung der Abschlagszahlungen der anderen Trägerländer;
    - Kontrolle der Zahlungseingänge und Führung der Haushaltsüberwachungslisten;
    - Bewirtschaftung der Mittel für den Geschäftsbedarf;
    - Durchführung der Buchungen im IT-Verfahren Herakles.
  • Unterstützung der Geschäftsführung des Kuratoriums der GZA (u. a. Raumbeschaffung, Protokollführung);
  • Führung und Auswertung verschiedener Statistiken der GZA;
  • Organisatorische Betreuung der Fortbildungsveranstaltungen;
  • Organisation und Abwicklung von Dienstreisen;
  • Allgemeine Verwaltungstätigkeiten:
    - Organisation der Aktenverwaltung und des Vordruckwesens;
    - Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs;
    - Führung der Wiedervorlagenkartei sowie der Krankenstands- und Urlaubslisten.
  • Erstellung und Versand von Formschreiben und Verwaltungskorrespondenz;
  • Beschaffung des Geschäftsbedarfs sowie Material- und Geräteverwaltung;
  • Führen der Karteien über zu vermittelnde Kinder, Adoptionsbewerber, Adoptionen mit Auslandsberührung und schwierige Einzelfälle.

Was müssen Sie mitbringen?
Als Beamtin bzw. Beamter verfügen Sie über die Befähigung für die Laufbahn der Fachrichtung Allgemeine Dienste in der Laufbahngruppe 1 mit Zugang zum zweiten Einstiegsamt.

Als Tarifbeschäftigte bzw. Tarifbeschäftigter verfügen Sie vorzugsweise über eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder alternativ über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.

Was sollten Sie außerdem mitbringen?
Fachlich
Von besonderer Relevanz:

  • gründliche Kenntnisse der Grundlagen des doppischen Haushaltswesens;
  • gute Kenntnisse allgemeiner Verwaltungsabläufe, der Aktenverwaltung und des Beschaffungswesens;
  • sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten.

Darüber hinaus wünschenswert:

  • Erfahrungen im Umgang mit dem IT-Verfahren Herakles (HIM-Workflow, Formularserver, Buchungsassistent);
  • Grundkenntnisse des Verwaltungsrechts, familienrechtlicher (BGB) und adoptionsrechtlicher (AdVermiG, HAÜ) Vorschriften;
  • Grundkenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift.

Wir unterstützen Sie bei der Einarbeitung und beim Erwerb eventuell noch fehlender Fachkenntnisse.

Persönlich

  • Freude am Umgang mit Menschen, am eigenverantwortlichen Gestalten sowie daran, sich neue Kenntnisse anzueignen;
  • hohe Dienstleitungsorientierung, Flexibilität, Sorgfalt und Belastbarkeit;
  • ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten;
  • Sicherheit in schriftlicher und mündlicher Ausdrucksweise;
  • hohe Kooperationsbereitschaft und Teamfähigkeit.

Ihre Bildschirmtauglichkeit - ggf. bei Verwendung geeigneter Hilfsmittel - wird vorausgesetzt.

Was bieten wir Ihnen?
Wir bieten Ihnen:

  • eine konstruktive Arbeitsatmosphäre,
  • einen Arbeitsplatz mit einer sehr guten Verkehrsanbindung am Stadtpark,
  • eine Kultur, in der Wert auf Ihre fachliche und persönliche Fortbildung gelegt wird,
  • Unterstützung bei der Einarbeitung und beim Erwerb eventuell noch fehlender Fachkenntnisse,
  • verschiedene Möglichkeiten, damit Sie Beruf und Familie bzw. Pflege besser vereinbaren können (z. B. flexible Formen der Arbeitszeit- und von Teilzeitmodellen) sowie
  • attraktive Angebote zur Gesundheitsförderung.

Ihre durch Familienarbeit und ehrenamtliche Tätigkeiten erworbenen Fähigkeiten und Erfahrungen beziehen wir in angemessener Weise bei der Auswahl ein.

Kontakt:
Weitere Informationen zu der ausgeschriebenen Stelle erteilt Ihnen gerne die stellvertretende Leiterin der GZA Frau Brigitte Siebert (Tel. 428 63-5002).

So bewerben Sie sich:
Ihre aussagekräftige Bewerbung senden Sie uns bitte unter Angabe des Kennzeichens 17/86 - FS 434 bis zum 31.01.2018 (Bewerbungsschluss) entweder

  1. per E-Mail an: auswahlverfahren@basfi.hamburg.de
  2. auf dem Postweg an die
    Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration
    Amt für Zentrale Dienste
    Personalverwaltung- Z 3312
    Hamburger Straße 47
    22083 Hamburg

Neben einem aussagekräftigen Anschreiben, in dem Sie erläutern, inwieweit Sie das Anforderungsprofil erfüllen, benötigen wir die folgenden Unterlagen von Ihnen:

  • tabellarischer Lebenslauf,
  • Nachweis der Berufsausbildung,
  • aktuelle Beurteilung bzw. aktuelles Zeugnis (nicht älter als drei Jahre, siehe auch Hinweise zum Bewerbungs- und Auswahlverfahren),
  • relevante Fortbildungsnachweise,
  • einen Nachweis über Ihre Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung (falls vorhanden) sowie
  • Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (nur bei Bewerberinnen bzw. Bewerbern aus dem öffentlichen Dienst).

Die Freie und Hansestadt Hamburg fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. In dem Bereich, für den diese Stelle ausgeschrieben wird, sind Männer unterrepräsentiert (§ 3 Abs. 1 und 3 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG)). Wir fordern Männer daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Weiterführende Links:
Hinweise zum Bewerbungs- und Auswahlverfahren
Ihr Arbeitgeber Freie und Hansestadt Hamburg
Entgelttabellen TV-L
Alles über die BASFI
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Das Stellenagebot der Freien und Hansestadt Hamburg mit der Stellennummer 153009 finden Sie hier.

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Artikel-Informationen

18.12.2017

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